律师业务档案管理制度

律师业务档案管理制度

2013年11月13日修订

根据司法部、国家档案局制定的《律师业务档案立卷归档办法》、

《律师业务档案管理办法》和市司法局的要求，结合本所律师办案实

际情况，制定本所律师业务档案管理制度如下：

第一条、本所档案工作由办公室统一管理，办公室设兼职档案管

理员一人，具体负责档案审查、归档、保管等工作。

第二条、律师业务档案分类和立卷范围。

1、诉讼类：刑事代理、民事代理、经济诉讼代理、行政诉讼代

理、仲裁代理等。

2、非诉讼类：法律顾问、执行代理、合同审查、咨询代理及其

它非诉讼业务等。

第三条、律师业务档案的内容和排列顺序。

1、刑事代理：

目录；收案审批表；收费凭证；委托代理合同；委托书或指定书；

受理案件谈话笔录、阅卷笔录；会见犯罪嫌疑人笔录；证人笔录；调

查材料；承办律师的辩护或代理意见；案件集体讨论记录；起诉书、

上诉书；辩护词或代理词；出庭通知书；裁定书、判决书；上诉书、

抗诉书；超期未归档案件情况说明表；服务质量监督卡；结案报告。

2、民事代理：

目录；收案申请表；收费凭证；委托代理合同；授权委托书；起

诉状、上诉状或答辩状；受理案件谈话笔录；阅卷笔录；调查材料；

诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法院裁定书；

集体讨论记录；代理词；出庭通知书；庭审笔录；判决书、裁定书、

调解书；超期未归档案件情况说明表；上诉书；服务质量监督卡；办

案小结。

3、法律顾问：

目录；收案审批表；收费凭证；法律顾问合同；聘方基本情况介

绍；法律顾问工作记录表、办理各项法律事务的记录和有关材料；律

师出具的法律意见或草拟的法律文书；法律顾问工作小结；服务质量

监督卡。

4、非诉讼案件代理：

目录；收案审批表；委托代理合同；授权委托书，受理案件谈话

笔录；委托人提供的证据材料；调查材料；律师出具的法律意见、草

拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等；服务质量监督卡；

结案报告。

5、行政诉讼代理、仲裁代理参照民事代理卷。咨询代书卷分别

按年度及时间顺序排列，涉外类卷分别参照国内同类卷。

第四条、承办律师在接受委托时，即应注意收集保存有关资料，

着手立卷的准备工作；律师应在法律事务完毕后，即全面整理检查办

理该项法律事务的全部文书材料，补足遗漏材料，去掉不必立卷归档

及重复材料。

第五条、承办律师按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、卷底的

顺序排列、装订成卷，本所档案管理人员予以指导。装订案卷必须遵

守下列规定：

1、案卷装订必须一案一卷，每件案件的案卷材料中，只能有一

份判决书或调解书，案件的一、二审、再审及由同一事实引发的多个

诉讼案件，办案律师必须以法院立案情况为据，每一案件（审级）立

一案卷，不得多案装订于一卷。

2、卷内目录必须采用本所局域网公布的目录格式，律师个人不

得擅自变更。

3、卷内目录的时间采用六位数字，前两位为年度，之后为月份，

最后两位为日期，个位数的月、日用0表示，中间不用标点分割。

4、卷内目录中的页号仅需填写文件首页的页号，不得填写为

**--**；卷内页号必须使用阿拉伯数字标注，页号标注于案卷内页右

上角；双面均有内容的，双面均须标注。

5、卷内目录必须按照本规定第三条规定的内容逐项填写，特别

是有下划线注明的文件，必须订入案卷，因故无法入卷，须书面说明

不能入卷的理由，并将说明页订入案卷。

6、卷内收费发票、代理合同可使用复印件，但须写明使用复印

件的原因，并由部门主任签字确认；

7、收案审批表、授权委托书等文书材料必须使用原件归档；

8、质量监督卡应使用原件订卷归档，当事人住所较远，提交原

件不方便的，也可使用传真件归档，但不允许使用复印件归档。

9、结案时间超出判决、调解书制作日期3个月的，办案律师必

须书面说明，否则，将按照逾期归档予以处理。

第六条、为督促办案人员及时制作业务档案，在立卷前财务部门

暂扣应提酬金的10%不予发放，待档案管理人员审查合格签字后方

可发给。

第七条、承办律师应在法律事务办结后二个月内整理案卷，装订

成册，交档案管理人员进行审查合格后，与档案管理员办理案卷交接

手续。

第八条、本所档案管理人员接收案卷后，按规定办理归档手续，

并在本所管理系统中予以登记。

第九条、本所档案管理人员对律师业务档案，应妥当保管，不得

损坏、丢失。

第十条、为发挥律师业务档案的作用，建立档案借阅制度，除办

案律师外，其他人借阅案卷，须持有案件代理律师的书面同意函。档

案借阅须办理登记，借阅人须妥善保管案卷，不得遗失、损毁。除档

案管理人员外，任何人未经允许不得擅自进入档案室或取用已归档案

卷。

第十一条、一审由中级或基层人民法院受理的民、行政、执行及

非诉讼案件，案卷最低保管期限为15年；一审由高级或最高人民法

院受理的民、行政、执行案件，案卷最低保管期限为30年；办案律

师认为有必要，可予以延长。

一审由基层人民法院受理的刑事案件，案卷最低保管年限为15

年；一审由中级或以上级别人民法院受理的刑事案件，案卷最低保管

年限为30年；被告被判无期徒刑以上刑罚的案件，案卷保管期限为

永久。

第十二条、承办律师装订案卷时，须将案件类别、承办律师事务

所、承办律师、委托人、对方当事人、对方委托代理人、案由、收结

案日期、审理法院、审级、法院收案号、审理结果、归档日期、立卷

人、保管年限、卷内页数、备考表及案卷封底需填写的内容填写完毕。

第十三条、本制度自公布之日起施行。